1. Raccolta dei film
La raccolta è promossa dalle 4 mediateche della regione (Mediateca "Cinemazero" di Pordenone, Mediateca "Mario Quargnolo" di Udine, Mediateca "Ugo Casiraghi" di Gorizia e Mediateca "La Cappella Underground" di Trieste) che, ciascuna nella propria città, organizza annualmente eventi di raccolta dei film amatoriali e di famiglia girati nei formati ridotti più diffusi (9,5mm, 8mm, Super8, 16mm), in occasione dell'evento internazionale denominato Home Movie Day.
Ogni mediateca stabilisce autonomamente le date di raccolta in cui i cittadini possono consegnare i film insieme con materiali tecnici utilizzati per girarli e proiettarli (ad esempio, cineprese, proiettori, moviole, giuntatrici, ecc.).
Tutti i materiali sono conferiti alle mediateche in forma di donazione insieme ai diritti d'uso dei film.
Alla consegna dei materiali, la mediateca compila un inventario di quanto depositato, consegna una copia al donatore che viene poi intervistato al fine di raccogliere ogni elemento utile per comporre una storia del fondo filmico e dell'autore dei film.
Preservazione e digitalizzazione dei film sono a totale carico delle mediateche, che vi fanno carico grazie al budget annuale previsto per queste lavorazioni.
2. Digitalizzazione
La digitalizzazione dei film raccolti è affidata al Laboratorio “La Camera Ottica” (Università degli Studi di Udine), realtà riconosciuta come uno dei centri di eccellenza per la preservazione, il restauro, la digitalizzazione dei film nei vari formati ridotti. Il Laboratorio mette a disposizione delle mediateche le proprie competenze e professionalità e, materialmente, i master e le copie di accesso dei film conferiti.
3. Catalogazione e archiviazione
Al termine della digitalizzazione, si procede alla catalogazione analitica dei film, all’inserimento e alla conservazione della copia digitale nel catalogo multimediale delle Mediateche del Sistema. La digitalizzazione, così conservata e catalogata, è accessibile al pubblico attraverso il sito memorieanimatefvg.it nel quale è possibile visionare tutti i filmati digitalizzati e catalogati. Il coinvolgimento nella fase di catalogazione degli autori stessi dei filmati (o dei loro familiari), contribuisce al recupero e alla valorizzazione delle memorie in essi contenute.